Die Betreffzeile in Briefen und E-Mails ist völlig unterschätzt. Viele wissen nicht einmal, dass sie bei verschiedensten Korrespondenzen notwendig ist. Sie lassen den Betreff oder die Betreffzeile einfach weg und wundern sich dann, dass ihre Post übersehen wird oder im Papierkorb landet. Worum es bei der Betreffzeile wirklich geht und wie du sie richtig formulierst, erkläre ich dir in diesem Beitrag.
Betreffzeilen sind nicht überflüssig
Betreffzeilen sind eine Hilfe für den Empfänger oder die Empfängerin von E-Mails, Briefen oder anderen Anschreiben. Sie erleichtern nicht die Arbeit des Verfassers, sondern sie sind ausschließlich für die empfangenden Personen wichtig und interessant. Der Verfasser einer Nachricht weiß ja, um es in seinem Schreiben geht. Der Empfänger jedoch muss sich erst mal orientieren, bevor er die Nachricht liest und die entsprechenden Informationen abspeichert.
Was kommt in die erste Zeile?
Das richtet sich natürlich sehr nach dem Inhalt einer Nachricht. Betreffzeilen gibt es in E-Mails, in Geschäftsbriefen, in Bewerbungsschreiben oder auch in Reklamationen oder Anfragen. Sie bestehen in der Regel aus sehr wenigen Wörtern, meistens sind es nur zwei bis fünf. Diese Wörter müssen die Zielrichtung des folgenden Textes so klar wie möglich wiedergeben. Sie sollen ansprechend, aussagekräftig und klar sein.
Du musst etwas bezahlen? Betreff: Rechnung
Hier ist es sehr eindeutig und klar. Bei einer Zahlungsaufforderung steht im Betreff immer der Begriff Rechnung kombiniert mit einer Rechnungsnummer. So weiß der Empfänger gleich ganz genau, worum es in dem Anschreiben geht. Der Betreff ist also sehr wichtig, damit ein oder eine E-Mail nicht gleich im Mülleimer landet. Der Betreff sollte
- prägnant
- zum Inhalt passend
- neugierig machend
- max. 60 Zeichen
Die Zeile muss auf einen Blick lesbar sein. Es macht keinen Sinn, einen Hinweis auf den Textinhalt so langzumachen, dass der Empfänger gar nicht bis zum Ende liest und einen Teil automatisch ausblendet. 60 bis 70 Zeichen sind also das Maximum, trotzdem sollte das wichtigste Wort am Anfang stehen. Nur dann vermittelt die Betreffzeile nämlich, dass es sich lohnt den Brief zu lesen oder die Mail zu öffnen, auch wenn nur das erste Wort wahrgenommen wird.
Warum ist das bei E-Mails besonders wichtig?
Die Betreffzeile ist neben dem Absender das Erste, was ein Empfänger einer E-Mail liest. Anhand dieser Worte oder Begriffe entscheidet er (oder sie), ob er sich die Nachricht überhaupt ansieht, sie auf später verschiebt oder gleich in den Spamordner verfrachtet. Ein schlechter Betreff kann also dazu führen, dass eine E-Mail als unwichtig eingestuft wird. Das solltest du unbedingt vermeiden.
Der Brief ist meistens schon geöffnet
Auch in einem Brief ist die Betreffzeile nicht unwichtig. Bei offiziellen Anschreiben wie einer Bewerbung, einer Reklamation, einer Anfrage oder einer konstruktiven Kritik gehört sie einfach dazu. Fehlt der Betreff in einem offiziellen Anschreiben, wirft das ein schlechtes Bild auf den Schreiber. Ist der Betreff zu lang oder nicht aussagekräftig, wirkt dies ebenfalls negativ. Achte also darauf, deine Betreffzeile nicht zu allgemein zu formulieren.
Klarheit oder Emotionalität?
Je nachdem worum es in deiner Nachricht geht, kannst du mit der Betreffzeile bereits ausdrücken, wie die Nachricht aufgenommen werden soll. Du kannst beispielsweise mit einer sehr emotionalen Frage starten, um jemanden für eine Kampagne zu begeistern. Ein Beispiel wäre: Willst du auch, dass dein Kind älter als 20 wird? Das könnte der Betreff für eine Kampagne zum Aufruf von Spenden für hungernde Kinder sein. Genauso gut könntest du aber auch in die Betreffzeile: Spenden Sie für hungernde Kinder! schreiben. Beides wäre in Ordnung. Vielleicht erreichst du mit dem emotionalen Beginn ein paar Leute mehr, allerdings wirst du andere damit auch eher abschrecken. Es liegt also ganz an dir, wie du deine Betreffzeile formulierst.
Keine E-Mail ohne Betreffzeile
Vielleicht bekommst auch du Tag für Tag so viele E-Mails, dass du sie dir gar nicht mehr genau anschaust. Werbung ist dabei oft gar nicht von privaten Nachrichten zu unterscheiden. Lediglich die Betreffzeile zeigt dir, ob es sich lohnt, E-Mail zu öffnen. Jeder stellt sich bei einer eintreffenden E-Mail die Frage, ob sich lohnt, seine Zeit mit dem Lesen der Nachricht zu verschwenden. Und hier ist die Hauptaufgabe der Betreffzeile bei E-Mails.
Wo steht die Betreffzeile im Brief?
Bei einer E-Mail ist das Feld für die Betreffzeile in jedem Programm klar definiert. Bei einem Brief ist das anders. Hier muss der Schreiber selber einen Platz für die Betreffzeile finden. Dieser Betreff wird mindestens zwei Leerzeilen unter dem Empfängerfeld platziert. Der Begriff Betreff, der früher stets am Beginn der Betreffzeile stand, wird heute nicht mehr verwendet. Auch wichtig, ein Betreff endet immer ohne Satzzeichen, dass es sich in der Regel nicht um einen Satz, sondern um eine kurze Auflistung von Begriffen handelt.
Typische Betreffzeilen in Briefen sehen häufig so aus:
- Mahnung
- Rechnung
- Bestätigung Ihrer Bestellung
- Bestätigung Ihres Termins
- Eingang Ihres Schreibens
- Bewilligung Ihres Antrages
Wenn es sich um solche sachlichen Briefe handelt, bleibt der Betreff nüchtern. Doch nicht immer müssen Betreffzeilen nüchtern und langweilig sein. Viele Briefthemen eignen sich auch für eine kreative Gestaltung, denn du kannst schon mit dieser kurzen Überschrift für Aufmerksamkeit sorgen und den Empfänger für den weiteren Inhalt interessieren. Das gilt beispielsweise für Briefe zu Geburtstagen oder Jubiläen, Einladungen oder Terminbestätigungen.
Humorvolle Betreffzeilen
- Achtung: Ich werde wieder älter (Geburtstagseinladung)
- Hilfe, ich brauche deine Gesellschaft (Essenseinladung)
- Du bist eine Runde weiter (Wettbewerb)
In offiziellen Briefen wird der Betreff fett geschrieben
Damit die Betreffzeile auch ins Auge fällt, wird sie in der Regel fett gedruckt. Da sie ja nicht mehr Betreff gekennzeichnet wird, fällt sie so trotzdem ins Auge.
Unterschiede im Betreff zwischen Brief und E-Mail
Der Hauptunterschied zwischen der Betreffzeile in Briefen und E-Mails liegt in ihrer Formatierung und Positionierung. In einem Brief wird die Betreffzeile auf der oberen Seite des Briefkopfs platziert, während sie in einer E-Mail in einem separaten Feld vor dem eigentlichen Text steht.
Das ist beim Betreff in einem Brief wichtig
Die Betreffzeile in einem Brief wird üblicherweise auf der oberen Seite des Briefkopfs platziert, direkt unter dem Datum und der eigenen Anschrift. Sie dient dazu, den Inhalt des Briefes kurz und prägnant anzukündigen. Die Betreffzeile sollte deutlich sichtbar und gut lesbar sein. Hier sind einige Richtlinien, wie eine Betreffzeile in einem Brief aussehen kann:
- Position: Die Betreffzeile wird linksbündig oder zentriert auf der Seite platziert, je nachdem, welche Formatierung für den Briefkopf verwendet wird.
- Hervorhebung: Die Betreffzeile kann durch Fettdruck, Unterstreichung oder eine größere Schriftart hervorgehoben werden, um sie besser erkennbar zu machen.
- Formulierung: Die Betreffzeile sollte kurz, präzise und aussagekräftig sein. Sie sollte das Hauptthema des Briefes oder den Grund für die Kommunikation zusammenfassen. Vermeide lange Sätze oder komplizierte Formulierungen.
- Groß- oder Kleinschreibung: Die Betreffzeile kann entweder komplett in Großbuchstaben oder in normaler Groß- und Kleinschreibung verfasst werden. Wähle eine Variante, die zu deinem Briefstil und der allgemeinen Schreibweise des Unternehmens oder der Organisation passt.
Tipp: Weitere hilfreiche Beispiele und Informationen zum Betreff der Bewerbung erhältst du auf Bewerbung.net.
Das ist beim Betreff in einer E-Mail wichtig
Die Betreffzeile einer E-Mail spielt eine wichtige Rolle, da sie oft als erster Eindruck dient und entscheidet, ob der Empfänger die E-Mail öffnet oder ignoriert. Hier sind einige Richtlinien, wie eine Betreffzeile in einer E-Mail aussehen sollte:
- Kürze und Prägnanz: Die Betreffzeile sollte möglichst kurz und prägnant sein, idealerweise nicht länger als 5-7 Wörter. Dadurch wird sichergestellt, dass die Betreffzeile auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen vollständig angezeigt wird.
- Spezifität: Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail klar und deutlich zusammenfassen. Vermeide allgemeine oder vage Betreffzeilen, die keine Informationen über den Inhalt der E-Mail geben.
- Keine Großbuchstaben: Das Verwenden von Großbuchstaben in der Betreffzeile wird oft als schreiend oder unhöflich interpretiert. Vermeide es daher, die gesamte Betreffzeile in Großbuchstaben zu schreiben.
- Relevanz: Die Betreffzeile sollte relevant und ansprechend für den Empfänger sein. Stelle sicher, dass sie sein Interesse weckt und ihn dazu motiviert, die E-Mail zu öffnen und zu lesen.
Indem du diese Richtlinien befolgst, kannst du sicherstellen, dass die Betreffzeilen in deinen Briefen und E-Mails präzise, informativ und ansprechend sind.
Wann schreibt man überhaupt noch Briefe?
In der heutigen Zeit wird der Großteil der Korrespondenz elektronisch über E-Mails, Messaging-Apps und andere digitale Kommunikationsmittel abgewickelt. Der traditionelle Briefverkehr wird in vielen Bereichen durch diese schnelleren und effizienteren Methoden ersetzt.
Allerdings gibt es immer noch Situationen, in denen physische Briefe angemessen sind, wie beispielsweise:
- Formelle Geschäftskorrespondenz: In einigen Geschäftsbereichen werden noch physische Briefe für formelle Mitteilungen wie Einladungen, offizielle Ankündigungen oder Vertragsangelegenheiten verwendet.
- Persönliche Korrespondenz: Einige Menschen bevorzugen immer noch den Charme und die persönliche Note eines handgeschriebenen Briefs für besondere Anlässe wie Geburtstagsgrüße, Dankesbriefe oder Liebesbriefe.
- Behördliche Angelegenheiten: In einigen Fällen kann es erforderlich sein, physische Briefe an Behörden, Gerichte oder andere Institutionen zu senden.
Obwohl physische Briefe seltener geworden sind, gibt es immer noch Situationen, in denen sie angemessen sind. Es hängt letztendlich von der Art der Kommunikation, den individuellen Vorlieben und den Anforderungen der Situation ab.