So schreibst du eine richtig gute Betreffzeile

Die Betreffzeile ist völlig unterschätzt. Viele wissen nicht einmal, dass sie bei verschiedensten Korrespondenzen notwendig ist. Sie lassen den Betreff einfach weg und wundern sich dann, dass ihre Post übersehen wird oder im Papierkorb landet. Worum es bei der Betreffzeile wirklich geht und wie du sie richtig formulierst, erkläre ich dir in diesem Beitrag.

Betreffzeilen sind nicht überflüssig

Betreffzeilen sind eine Hilfe für den Empfänger oder die Empfängerin von E-Mails, Briefen oder anderen Anschreiben. Sie erleichtern nicht die Arbeit des Verfassers, sondern sie sind ausschließlich für die empfangenden Personen wichtig und interessant. Der Verfasser einer Nachricht weiß ja, um es in seinem Schreiben geht. Der Empfänger jedoch muss sich erst mal orientieren, bevor er die Nachricht liest und die entsprechenden Informationen abspeichert.

Betreffzeile Praktikum

Was kommt in die Betreffzeile?

Das richtet sich natürlich sehr nach dem Inhalt einer Nachricht. Betreffzeilen gibt es in E-Mails, in Geschäftsbriefen, in Bewerbungsschreiben oder auch in Reklamationen oder Anfragen. Sie bestehen in der Regel aus sehr wenigen Wörtern, meistens sind es nur zwei bis fünf. Diese Wörter müssen die Zielrichtung des folgenden Textes so klar wie möglich wiedergeben. Betreffzeilen sollen ansprechend, aussagekräftig und klar sein.

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Du musst etwas bezahlen? Betreff: Rechnung

Hier ist es sehr eindeutig und klar. Bei einer Zahlungsaufforderung steht im Betreff immer der Begriff Rechnung kombiniert mit einer Rechnungsnummer. So weiß der Empfänger gleich ganz genau, worum es in dem Anschreiben geht. Der Betreff ist also sehr wichtig, damit ein oder eine E-Mail nicht gleich im Mülleimer landet. Der Betreff sollte

  • kurz,
  • knackig,
  • zum Inhalt passend,
  • neugierig machend,
  • und nicht länger als ca. 60 Zeichen sein.

Die Zeile muss also auf einen Blick lesbar sein. Es macht keinen Sinn, eine Betreffzeile so lang zu machen, dass der Empfänger gar nicht bis zum Ende liest und einen Teil automatisch ausblendet. 60 bis 70 Zeichen sind also das Maximum, trotzdem sollte das wichtigste Wort am Anfang stehen. Nur dann vermittelt die Betreffzeile nämlich, dass es sich lohnt den Brief zu lesen oder die Mail zu öffnen, auch wenn nur das erste Wort wahrgenommen wird.

Warum ist die Betreffzeile bei E-Mails so wichtig?

Die Betreffzeile ist neben dem Absender das Erste, was ein Empfänger einer E-Mail liest. Anhand dieser Worte oder Begriffe entscheidet er (oder sie), ob er sich die Nachricht überhaupt ansieht, sie auf später verschiebt oder gleich in den Spamordner verfrachtet. Ein schlechter Betreff kann also dazu führen, dass eine E-Mail als unwichtig eingestuft wird. Das solltest du unbedingt vermeiden.

Der Brief ist meistens schon geöffnet

Auch in einem Brief ist die Betreffzeile nicht unwichtig. Bei offiziellen Anschreiben wie einer Bewerbung, einer Reklamation, einer Anfrage oder einer konstruktiven Kritik gehört sie einfach dazu. Fehlt der Betreff in einem offiziellen Anschreiben, wirft das ein schlechtes Bild auf den Schreiber. Ist der Betreff zu lang oder nicht aussagekräftig, wirkt dies ebenfalls negativ. Achte also darauf, deine Betreffzeile nicht zu allgemein zu formulieren.

Betreffzeile verfassen

Klarheit oder Emotionalität?

Je nachdem worum es in deiner Nachricht geht, kannst du mit der Betreffzeile bereits ausdrücken, wie die Nachricht aufgenommen werden soll. Du kannst beispielsweise mit einer sehr emotionalen Frage starten, um jemanden für eine Kampagne zu begeistern. Ein Beispiel wäre: Willst du auch das dein Kind älter als 20 wird? Das könnte der Betreff für eine Kampagne zum Aufruf von Spenden für hungernde Kinder sein. Genauso gut könntest du aber auch in die Betreffzeile: Spenden Sie für hungernde Kinder! schreiben. Beides wäre in Ordnung. Vielleicht erreichst du mit dem emotionalen Beginn ein paar Leute mehr, allerdings wirst du andere damit auch eher abschrecken. Es liegt also ganz an dir, wie du deine Betreffzeile formulierst.

Keine E-Mail ohne Betreffzeile

Vielleicht bekommst auch du Tag für Tag so viele E-Mails, dass du sie dir gar nicht mehr genau anschaust. Werbung ist dabei oft gar nicht von privaten Nachrichten zu unterscheiden. Lediglich die Betreffzeile zeigt dir, ob es sich lohnt, E-Mail zu öffnen. Jeder stellt sich bei einer eintreffenden E-Mail die Frage, ob sich lohnt, seine Zeit mit dem Lesen der Nachricht zu verschwenden. Und hier ist die Hauptaufgabe der Betreffzeile bei E-Mails.

Wo steht die Betreffzeile im Brief?

Bei einer E-Mail ist das Feld für die Betreffzeile in jedem Programm klar definiert. Bei einem Brief ist das anders. Hier muss der Schreiber selber einen Platz für die Betreffzeile finden. Dieser Betreff wird mindestens zwei Leerzeilen unter dem Empfängerfeld platziert. Der Begriff Betreff, der früher stets am Beginn der Betreffzeile stand, wird heute nicht mehr verwendet. Auch wichtig, ein Betreff endet immer ohne Satzzeichen, das es sich in der Regel nicht um einen Satz, sondern um eine kurze Auflistung von Begriffen handelt.

Typische Betreffzeilen in Briefen sehen häufig so aus:

  • Mahnung
  • Rechnung
  • Bestätigung Ihrer Bestellung
  • Bestätigung ihres Termins
  • Eingang ihres Schreibens
  • Bewilligung ihres Antrages

Wenn es sich um solche sachlichen Briefe handelt, bleibt der Betreff nüchtern. Doch nicht immer müssen Betreffzeilen nüchtern und langweilig sein. Viele Briefthemen eignen sich auch für eine kreative Gestaltung, denn du kannst schon mit dieser kurzen Überschrift für Aufmerksamkeit sorgen und den Empfänger für den weiteren Inhalt interessieren. Das gilt beispielsweise für Briefe zu Geburtstagen oder Jubiläen, Einladungen oder Terminbestätigungen.

Humorvolle Betreffzeilen

  • Achtung: Ich werde wieder älter (Geburtstagseinladung)
  • Hilfe, ich brauche deine Gesellschaft (Essenseinladung)
  • Du bist eine Runde weiter (Wettbewerb)

In offiziellen Briefen wird der Betreff fett geschrieben

Damit die Betreffzeile auch ins Auge fällt, wird sie in der Regel fett gedruckt. Da sie ja nicht mehr Betreff gekennzeichnet wird, fällt sie so trotzdem ins Auge.